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La lettre de mission en expertise comptable - Nouvelle publication des Guides J. COLLEYE



Extrait de l'ouvrage - version électronique

Le principe premier qui régit la matière est celui de l’universalité de la lettre de mission.

Elle est désormais obligatoire :

·        quelle que soit la nature de la mission,

·        quelle que soit la périodicité ou la régularité de la mission, quel que soit le montant des     honoraires,

·        quelle que soit la nature du client ou de son activité,

·      quelle que soit la modalité d'exercice retenue par le professionnel.

Principe 1.

La lettre de mission fixe les obligations réciproques de chacune des parties afin d'organiser le plus efficacement possible la relation contractuelle et la mission qui en découle.

Elle servira, en outre, de preuve en cas de litige pour rechercher les responsabilités respectives. Ainsi, en précisant très clairement les contours de la mission et les obligations respectives du professionnel et du client, la lettre de mission contribue également à limiter les situations litigieuses et le recours croissant de la clientèle à la police d’assurance responsabilité civile professionnelle obligatoire pour tout professionnel légalement reconnu.

1.1.- Dispositions applicables à toutes les missions.

Selon nous, toute lettre de mission comprend les éléments suivants :

·       la présentation des parties,

·      l'objet du contrat (qualification et description de la mission),

·        la référence aux normes professionnelles et au code de déontologie, le cas échéant,

·        les obligations et responsabilités de chaque partie,

·        les délais d'exécution,

·        les modalités d'exécution,

·        les conditions financières,

·        la durée de la mission,

·        le nom et le rôle du professionnel, gestionnaire et responsable de la mission.

De manière plus précise, l’I.E.C. a souhaité garder raison dans la rédaction d’une lettre de mission en établissant un cadre minimum (en cas de mission ponctuelle).

En application de la loi, l’IEC fixe des dispositions à reprendre d’une part dans la lettre de mission à proprement parler et d’autre part, des dispositions à reprendre dans les conditions générales annexées à la lettre de mission.

Selon les instituts professionnels et selon l’étendue de la mission, la lettre de mission peut être très brève dans ses principes et toutes les modalités d’exécution sont alors reprises dans les conditions générales annexées.

Précision importante : les conditions générales sont d’une importance capitale puisqu’elle devront se retrouver impérativement au verso de chaque facture ou note d’honoraires adressée par le professionnel à son client.

La lettre de mission comportera les précisions suivantes :

·        L’identification du professionnel, ou le cas échéant le stagiaire, avec mention de la forme juridique et du numéro d’entreprise,

·        L’identification du client, le cas échéant, avec mention du numéro d’entreprise,

·        La description détaillée de la mission visée aux articles 34 et 38 de la loi du 22 avril 1999 et sa qualification,

·        La date d’établissement de la lettre de mission,

·        La date de début de la mission et le mode de reconduction de la mission,

·        Le lieu d’exécution de la mission,

·        La définition et les modalités d’information des avenants à la mission principale en cas de compléments de services clairement exprimés par le client,

·        Les modalités de rupture et le délai de préavis,

·        Les modalités de calcul des honoraires et une clause d’indexation,

·        Les modalités de facturation ( régularité et périodes ),

·        Le mode de paiement ainsi que les frais à détailler dans les conditions générales,

·        Les intérêts de retard et leur taux ainsi que le moment de leur exigibilité,

·        Le cas échéant une clause pénale,

·        L’étendue de la responsabilité ou ses limites légale ou conventionnelle,

·        le cas échéant, son mode de transmission et

·        les modalités de conservation des pièces du client et des documents de travail du professionnel,

·        l’obligation de respect du RGPD,

·        Le mode de règlement des litiges : médiation désormais obligatoire (art 1725 nouveau du Code judiciaire)  et tribunal de l’entreprise compétent pour le surplus ;

·        La signature des deux parties ayant la capacité d’engager la fiduciaire d’une part et l’entreprise d’autre part ( personne physique, société, asbl ou fondation ).

 

A noter que la lettre de mission peut intégrer le mandat fiscal permettant d'effectuer l'ensemble des déclarations fiscales au nom du client.

La lettre de mission destinée aux particuliers peut comprendre le mandat de tiers de confiance pour certaines opérations particulières (établissement de convention de portage par exemple, ….)

 

Les conditions générales qui font partie intégrante de la lettre de mission reprennent en général :

·        Les obligations du client et un échéancier des informations à fournir ;

·        Les obligations du professionnel ou du stagiaire en se référant de manière précise aux normes ou recommandations professionnelles adéquates à la mission sous rubrique

·        Un tableau de répartition des tâches entre le client et le professionnel ;

·        Un tableau récapitulatif des échéances et délais légaux à respecter par le client.

A la lecture de la jurisprudence, il apparait indispensable que le contrat, faisant force de loi entre les parties, soit précis et détaillé, notamment dans la répartition des tâches entre parties.

Il vaut mieux, en effet, définir soi-même ses obligations plutôt que d'en laisser le soin aux juges !


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